Už se vám někdy stalo, že jste procházeli nabídku pracovních pozic na internetu a nechápavě jste kroutili hlavou nad anglickými názvy, které sice zněly velice sofistikovaně, ale nedokázali jste si pod nimi představit nic konkrétního? Nejste sami.
Zajímá vás, co třeba dělá takový office manager? Když si takovou nabídku rozkliknete, většinou se nedozvíte o
moc víc, než že se jedná o
„administrativu", „vedení kanceláře", „asistenci vedení společnosti" a
podobně, což vám situaci asi příliš neosvětlí.
Samotný název této pozice je trochu zavádějící. Nejedná se totiž manažerskou práci, jak by se mohlo zdát. Ve skutečnosti není office manager nikdo jiný než asistent/ka či sekretářka. Zjednodušeně můžeme říct „holka pro všechno", má totiž v
popisu práce spoustu různých činností, které jsou zrovna třeba.
Především se stará o
administrativu a
pečuje o
bezproblémový chod kanceláře. Má proto na starosti přípravu podkladů a
komunikaci s
vedením i
s
dodavateli služeb a
institucemi.
Také pečuje
o
kancelářskou techniku a
další potřeby včetně občerstvení na pracovišti (pověstné vaření kafe šéfovi a
návštěvám sem tedy taky spadá).
Tím však výčet povinností rozhodně nekončí. Office manager zajišťuje i
firemní akce jako jsou konference a
semináře, ale i
teambuilding, vánoční večírky apod.
Pokud je ve firmě více recepčních nebo asistentů, může mít na starosti jejich nábor, motivaci a
celkové vedení týmu. Jestliže ale žádné pomocníky k
ruce nemá, musí často zajišťovat chod recepce nebo řešit různé technické problémy či stěhování zaměstnanců se správou budovy.
Jak je vidět z
tohoto stručného výčtu, na nudu si v
tomto zaměstnání stěžovat rozhodně nebudete.
Jak vypadá takový běžný den v životě office managera?
„To nemůžu říct, protože je to hrozně individuální. V podstatě každý den dělám něco jiného," říká Míša, která tuto pozici zastává v jedné pražské firmě.
Tam má kromě všeho výše uvedeného na starosti ještě přípravu marketingových a
propagačních materiálů a
fakturaci, občas také musí překládat konverzaci a
podklady z
cizích jazyků.
Dá se to vůbec všechno stihnout?
„Ale dá, snažím se," směje se Míša.
Zajímalo mě, jestli ji její práce baví a
jestli musí často řešit nějaké zásadní problémy.
Dostalo se mi této odpovědi:
„Pracovat s lidmi mě baví, takže jsem spokojená. S žádnými velkými problémy se nesetkávám, jenom lidi, se kterými jednám, mají občas špatnou náladu."
Práce office managera je tedy rozhodně pestrá, naučíte se při ní zvládat stres a
nečekané výzvy i
mnoho dalšího. Je to navíc skvělá příležitost, jak jako student nebo čerstvý absolvent nastartovat kariéru.
Nelze se proto divit, že na podobných místech bývá dost velká konkurence.
Co tedy musíte všechno umět, abyste se na podobnou pozici kvalifikovali?
Nejdůležitější jsou:
- Organizační schopnosti
- Komunikativnost
- Schopnost jednat asertivně i v zátěžových situacích
- Prokazatelné zkušenosti s organizováním akcí (např. v rámci školy) jsou velkým pozitivem
- jazyky; angličtina na výborné úrovni je většinou samozřejmostí a platí, že čím víc jazyků ovládáte, tím lepší máte šanci na uplatnění
Někdy je vyžadována i
praxe na podobné pozici, proto získáte velkou výhodu, pokud začnete pracovat už při studiu např. jako recepční v
hotelu. V
některých firmách se neobejdete bez řidičského průkazu.
Teď už víme, co takový office manager dělá a
co všechno musí zvládat. Zbývá už jenom popřát nám všem šťastnou ruku při výběru zaměstnání a
hodně štěstí při pohovorech!